Thủ tục xin giấy phép xây dựng từ 1/7/2026 theo Nghị định mới: cần gì, mất bao lâu?

Ngày 19/6/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 217/2026/NĐ-CP, quy định chi tiết một số điều của Luật Xây dựng năm 2025 (số 135/2025/QH15) về quản lý hoạt động xây dựng, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026. Nghị định quy định lại toàn bộ trình tự, thời hạn và cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép xây dựng tại Chương III (từ Điều 49 đến Điều 66) — đây là điều mọi chủ nhà, chủ đầu tư cần nắm trước khi khởi công, đặc biệt với những ai đang ở giai đoạn chuẩn bị hồ sơ hoặc vừa nộp hồ sơ theo quy định cũ trước 1/7/2026.

Điều kiện cấp phép theo Luật Xây dựng 2025 nhìn chung gồm: phù hợp mục đích sử dụng đất theo giấy tờ hợp pháp về đất đai; phù hợp quy hoạch xây dựng, quy hoạch đô thị hoặc quy chế quản lý kiến trúc được duyệt; bảo đảm an toàn kết cấu, an toàn công trình lân cận, môi trường, phòng cháy chữa cháy, hạ tầng kỹ thuật; thiết kế xây dựng đã được lập, thẩm định, phê duyệt theo quy định; hồ sơ đề nghị cấp phép đầy đủ theo từng loại công trình. Thiếu bất kỳ điều kiện nào trong số này, hồ sơ sẽ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung, làm kéo dài thời gian thực tế so với mốc tối đa trên giấy.

Với nhà ở riêng lẻ, bộ hồ sơ cơ bản thường gồm các thành phần sau (số lượng bản và biểu mẫu cụ thể có thể được cập nhật theo hướng dẫn thi hành của từng địa phương):

• Đơn đề nghị cấp giấy phép xây dựng theo mẫu quy định.
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hợp pháp (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hoặc giấy tờ tương đương theo pháp luật đất đai).
• Bộ bản vẽ thiết kế xây dựng: mặt bằng công trình trên lô đất kèm sơ đồ vị trí; mặt bằng các tầng, mặt đứng và ít nhất một mặt cắt công trình; bản vẽ móng và sơ đồ đấu nối hệ thống điện, cấp thoát nước.
• Với công trình có tầng hầm hoặc gần công trình lân cận, cần bổ sung bản đánh giá ảnh hưởng, biện pháp bảo đảm an toàn cho công trình liền kề.
• Bản cam kết an toàn đối với công trình lân cận (nếu xây chen trong khu dân cư hiện hữu).

Bản vẽ thiết kế nên do đơn vị có chứng chỉ hành nghề thiết kế thực hiện và ký xác nhận — hồ sơ tự vẽ tay hoặc thiết kế bởi cá nhân không đủ điều kiện hành nghề là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại ngay vòng kiểm tra đầu tiên.

• Cấp mới nhà ở riêng lẻ: tối đa 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Cấp mới, di dời, giấy phép có thời hạn (công trình khác): tối đa 10 ngày làm việc.
• Điều chỉnh, sửa chữa, cải tạo (công trình khác): tối đa 9 ngày làm việc.
• Gia hạn hoặc cấp lại giấy phép: tối đa 5 ngày làm việc.
• Thẩm định hồ sơ, kiểm tra thực địa (bước đầu): 3 ngày với nhà ở riêng lẻ, 5 ngày với công trình khác, trước khi ra quyết định cấp phép.

Hồ sơ nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia; với công trình cấp III, cấp IV và nhà ở riêng lẻ, đầu mối tiếp nhận là Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã. Thẩm quyền cấp phép: UBND cấp xã cấp cho công trình cấp III, IV và nhà ở riêng lẻ (trừ công trình trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu kinh tế); Ban quản lý khu công nghiệp/khu kinh tế cấp cho công trình trong phạm vi quản lý; Sở Xây dựng cấp cho các công trình còn lại trên địa bàn tỉnh.

Mốc thời gian rút ngắn đáng kể là tín hiệu tích cực, nhưng cần lưu ý đây là thời hạn xử lý kể từ khi hồ sơ được xác nhận đầy đủ và hợp lệ. Trên thực tế, phần lớn thời gian chậm trễ không nằm ở khâu thẩm định mà nằm ở khâu chuẩn bị và bổ sung hồ sơ — một bộ hồ sơ thiếu bản vẽ đấu nối hạ tầng hoặc giấy tờ đất chưa cập nhật biến động có thể khiến toàn bộ quy trình kéo dài thêm 1-2 tuần vì phải nộp lại từ đầu.

Theo quy định của Luật Xây dựng 2025, công trình cấp IV và nhà ở riêng lẻ dưới 7 tầng, tổng diện tích sàn dưới 500m² được miễn giấy phép xây dựng — nhưng phải thoả cả 2 điều kiện:

• Không nằm trong khu vực phải quản lý đặc thù về quy hoạch, kiến trúc (khu chức năng, khu phát triển đô thị, khu dân cư nông thôn theo quy hoạch, khu kinh tế, khu du lịch quốc gia, hoặc khu vực đã có quy chế quản lý kiến trúc riêng).
• Quy mô công trình đúng cấp IV hoặc nhà ở riêng lẻ dưới 7 tầng, sàn dưới 500m².

Lưu ý quan trọng: miễn giấy phép không đồng nghĩa miễn trách nhiệm. Chủ nhà vẫn phải gửi thông báo khởi công kèm hồ sơ tương tự hồ sơ xin phép để chính quyền xã/phường theo dõi, và công trình vẫn phải tuân thủ quy hoạch, chỉ giới xây dựng, quy chế kiến trúc. Nhiều địa phương đã tăng cường hậu kiểm, kiểm tra thực địa để bù lại phần tiền kiểm đã cắt giảm — nghĩa là nếu công trình xây sai chỉ giới, sai mật độ xây dựng dù thuộc diện miễn phép, vẫn có thể bị lập biên bản, đình chỉ thi công và buộc điều chỉnh sau khi đã xây.

1. Chuẩn bị hồ sơ: đơn đề nghị, giấy tờ đất, bộ bản vẽ thiết kế có chữ ký đơn vị hành nghề hợp pháp.
2. Nộp hồ sơ: trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, hoặc trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã nếu địa phương chưa hỗ trợ nộp điện tử toàn phần.
3. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: cán bộ kiểm tra tính đầy đủ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung trong thời hạn quy định thay vì để hồ sơ treo không phản hồi.
4. Thẩm định, kiểm tra thực địa: 3 ngày với nhà ở riêng lẻ, 5 ngày với công trình khác — có thể bao gồm kiểm tra hiện trạng lô đất, đối chiếu quy hoạch.
5. Ra quyết định cấp phép: trong tổng thời hạn tối đa theo loại hồ sơ (7/9/10/5 ngày làm việc tuỳ trường hợp).
6. Nhận kết quả và công khai giấy phép: giấy phép được trả cho chủ đầu tư, đồng thời phải được công khai trên cổng thông tin điện tử của cơ quan cấp phép tối thiểu 12 tháng theo quy định mới.

Qua thực tế hỗ trợ khách hàng làm thủ tục pháp lý, các lỗi lặp lại nhiều nhất khiến hồ sơ bị kéo dài gồm:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất chưa cập nhật biến động (đổi tên chủ sở hữu do thừa kế, mua bán) khiến thông tin trên hồ sơ không khớp với dữ liệu đất đai hiện hành.
• Bản vẽ thiết kế do cá nhân không có chứng chỉ hành nghề lập, hoặc thiếu chữ ký/con dấu của đơn vị thiết kế.
• Mật độ xây dựng, chiều cao hoặc số tầng trên bản vẽ vượt quy định quy hoạch chi tiết khu vực (thường gặp ở các lô đất nằm trong khu vực đã có quy hoạch phân khu, quy hoạch chi tiết 1/500).
• Thiếu bản cam kết an toàn công trình lân cận với nhà xây chen sát công trình hiện hữu, đặc biệt khi có tầng hầm hoặc móng sâu.
• Chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính về đất đai (thuế, tiền sử dụng đất) theo quy định, dẫn đến hồ sơ bị treo chờ xác nhận từ cơ quan thuế.

Một bộ hồ sơ chuẩn bị kỹ ngay từ đầu, đúng biểu mẫu và đầy đủ chữ ký pháp lý, gần như luôn được xử lý trong đúng khung thời gian tối đa theo quy định — trong khi hồ sơ thiếu sót dù chỉ một chi tiết nhỏ cũng có thể phải làm lại từ đầu, kéo dài thêm cả tháng so với dự kiến.

Giấy phép xây dựng có thời hạn khởi công nhất định kể từ ngày cấp — nếu quá thời hạn mà công trình chưa khởi công, chủ đầu tư phải làm thủ tục gia hạn trước khi giấy phép hết hiệu lực, thay vì để hết hạn rồi mới xin cấp lại từ đầu (thủ tục cấp lại phức tạp và tốn thời gian hơn gia hạn). Với thời hạn gia hạn hoặc cấp lại được rút xuống tối đa 5 ngày làm việc theo quy định mới, chủ nhà nên chủ động nộp hồ sơ gia hạn sớm, tốt nhất trước khi giấy phép hết hạn khoảng 2-3 tuần, để tránh khoảng trống pháp lý làm gián đoạn kế hoạch khởi công đã sắp xếp với đơn vị thi công.